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JAS creator - Beispiele aus der Praxis

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Beispiele aus der Praxis

 

Die Liste der derzeit zur Verfügung stehenden Extensions zeigt klar die Leistungsfähigkeit des JAS creators. Es scheint aber dennoch schwierig, die Einsatzmöglichkeiten dieses innovativen Werkzeuges direkt erkennen zu können.

Aus diesem Grund sollen in diesem Abschnitt einige Einsatz-Beispiele beschrieben werden. Die Beschreibung geht nicht ins Detail, sondern beschreibt grob die Anforderung bzw. Leistung. Die überwiegende Anzahl dieser Beispiele sind konkrete Umsetzungen bei Kunden.

Automatische Konvertierung, Indexierung und Archivierung von Word-Dokumenten

Aus einem FileSystem (Verzeichnisbaum) werden Worddokumente gelesen. Die Worddokumete werden nach Indexdaten durchsucht. Anschliessend wird das Dokument in ein TIF-File konvertiert und in ein EASY-Archiv importiert. Die Indexdaten beim Archivieren werden teilweise aus dem Dokument selbst extrahiert, teilweise durch Daten aus einer Datenbank ergänzt und teilweise aus dem Ort der Datei (Verzeichnis) entnommen.

Automatische monatliche Berichtserstellung

Aus dem ERP-System werden fällige Reports und Auswertungen ermittelt. Der entsprechende Report (erstellet mit Hilfe JAS report) wird aufgrund seines Typs und Empfängers, seines Zeitraumes und Detaillierung spezifisch erstellt. Danach wird der Report in ein PDF-Dokument konvertiert und in das Archivsystem importiert. Eine Kopie des PDF-Dokumentes wird an den zuständigen Empfänger (wird ebenfalls aus dem ERP-System ermittel) per Mail versendet.

Allgeime Importschnittstelle für das zentrale Dokumentenarchiv

Hierbei war ein einziger Job nicht ausreichend. Um die geforderte Verfügbarkeit und Performance (über 200.000 Dokumente pro Tag) erreichen zu können wurden drei Jobs entworfen und über das Filesystem lose gekoppelt.

Job 1 prüft die Struktur der Übergabe und die Indexwerte. Dokumente mit unbekannten oder fachlich falschen Indexdaten werden aussortiert. Der Absender(Erzeuger) und der Administrator erhalten Warnungen per Mail und SMS. Job 2 prüft, ob es sich um PDF Dokumente handelt, die dem PDF/A-Standard entsprechen. Job 3 importiert und indexiert die Dokumente in das zentrale Dokumentenarchiv.

Automatische Indexierung mittels OCR und einer RuleEngine

Vom Scanner angelieferte TIF-Dokumente werden per OCR analysiert. Die zu ermittelnden Indexwerte werden über einzelne Finder gesucht und verifiziert. Jeder Indexwert wird über Kontextparameter und eine Bestandsdatenbank einzeln verifiziert. Wurden alle Indexwerte ermittelt, so werden die Indexwerte und der Inhalt des Dokuments (Content) an eine Business-Rule weitergegeben, die die Erkennung bewertet und so die Mitarbeiter bei der anschliessenden manuellen Kontrolle unterstützt. Auf diese Weise werden Erkennungsraten von über 90% erreicht.

Drucken von Dokumenten

PDF-Dokumente werden in einer beliebigen Verzeichnisstruktur abgelegt. Der JAS creator Job durchsucht die Verzeichnisse und ermittelt aus dem Ort, den Metadaten des PDF-Files und einer zur Verfügung stehenden Datenbank die Zieldrucker. Einige Dokumente werden auf nur einem Drucker, aber unterschiedlichen Schächten ausgegeben. Andere Dokumente werden in Kopie auf verschiedenen Druckern (Lieferscheine) ausgegeben. Wieder andere werden verteilt ausgegeben (erste Seite Drucker 1, Seite 2-10 Drucker 3, Rest Drucker 4).

Die Verarbeitung wird in einer zentralen Datenbank protokolliert: Wie viele Dokumente und Seiten auf welchem Drucker in welchem Zeitraum ausgegeben wurden.

Ein zweiter Job analysiert diese Statistik und passt die Steuertabelle (welcher Drucker wird für welche Dokumente verwendet) dynamisch an, so dass die Auslastung und Materialnutzung verteilt werden. Überschreitet die Belastung eines Druckers einen gewisssen Schwellwert, so werden Warnungs-Mails versendet.

 

 

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